Les cinq rôles
Chaque membre a un rôle, choisi quand on l'invite et modifiable ensuite depuis sa fiche. Koalasso en fournit cinq :
- Admin
- Tous les droits, partout, sans exception. C'est le seul rôle qui ne se règle pas.
- Trésorier·ère
- La comptabilité de bout en bout, et la billetterie des événements.
- Secrétaire
- Les membres, leurs adhésions, les pôles et les documents légaux.
- Responsable de pôle
- Les événements et les actions stratégiques.
- Membre
- Consulte presque tout, dépose au Drive et demande le remboursement de ses dépenses.
On ne crée ni ne supprime de rôle : on ajuste les droits de ceux qui existent. Cinq rôles couvrent l'organisation de la plupart des associations étudiantes, et un rôle de plus serait un réglage de plus à tenir à jour à chaque passation.
Les droits par défaut
Voici le point de départ d'une association qui vient d'être créée. Tous les rôles voient aussi le tableau de bord et peuvent utiliser Koal'ia.
| Module | Trésorier·ère | Secrétaire | Resp. de pôle | Membre |
|---|---|---|---|---|
| Comptabilité | Tout | Consulter, notes de frais | Consulter, notes de frais | Consulter, notes de frais |
| Stratégie | Consulter | Consulter | Consulter, créer, modifier | Consulter |
| Membres | Consulter | Consulter, ajouter, modifier | Consulter | Consulter |
| Drive | Consulter, importer, modifier | Consulter, importer, modifier | Consulter, importer, modifier | Consulter, importer, modifier |
| Événements | Consulter, créer, modifier | Consulter | Consulter, créer, modifier | Consulter |
| Légalité | Consulter | Tout | Consulter | Consulter |
| Permissions | Aucun accès | Aucun accès | Aucun accès | Aucun accès |
Supprimer est réservé à l'Admin, parce que c'est le geste qui retire quelque chose aux autres. Deux exceptions : le trésorier en comptabilité, et le secrétaire en légalité, où supprimer revient à abandonner un brouillon non signé.
Les régler
Le module Permissions affiche un onglet par rôle, et une carte par module. Chaque carte ne propose que les droits qui existent vraiment dans ce module, avec leurs mots à lui : « Importer » pour le Drive, « Valider les notes de frais » pour la Comptabilité, « Rédiger et faire signer » pour la Légalité. Un interrupteur par droit, et le changement s'applique aussitôt.
Retirer « Consulter » coupe l'accès au module entier, et retire du même coup les autres droits de ce module : ils n'auraient plus rien à protéger. Le module disparaît alors du menu des personnes qui ont ce rôle.
Koal'ia répond sur les chiffres de toute l'association (trésorerie, comptes, effectif), quels que soient les modules ouverts à la personne qui lui pose la question. Retirer la Comptabilité à un rôle ne suffit donc pas à lui cacher le solde : retirez-lui aussi Koal'ia.
Les réglages sont propres à votre association. Si vous faites partie de deux associations sur Koalasso, chacune a les siens.
Par défaut, seul l'Admin ouvre ce module. Il peut donner le droit de le consulter, ou même de le modifier, à un autre rôle, mais modifier les permissions revient à pouvoir tout se donner : réservez-le à ceux qui administrent vraiment l'association.
Ce qui marche
- Deux administrateurs, pas un Si le seul admin perd l'accès à son e-mail ou quitte l'école sans prévenir, personne ne peut plus rien régler. Le dernier administrateur ne peut d'ailleurs pas être retiré de l'association.
- Donnez un rôle, pas des exceptions Plutôt que d'ouvrir un droit à tous les membres pour une seule personne, donnez-lui le rôle qui correspond à ce qu'elle fait.
- Revoyez les rôles à chaque passation L'ancien trésorier redevient membre, le nouveau prend son rôle. Faites-le le jour de la passation : un ancien bureau qui garde ses droits, c'est une porte laissée ouverte.
À retenir
- Cinq rôles fournis. On règle leurs droits, on n'en crée pas.
- L'Admin a tous les droits, et ne se règle pas.
- Chaque module ne propose que les droits qui existent chez lui.
- Le secrétaire gère la Légalité par défaut. Supprimer reste réservé à l'Admin presque partout.
- Koal'ia répond sur toute l'association : le couper à un rôle est le seul moyen de lui cacher les chiffres.
- Gardez deux administrateurs, et revoyez les rôles à chaque passation.
Pour aller plus loin