Le module Légalité

L'écran d'accueil

Le module suit deux textes : les statuts, qui disent ce qu'est l'association et comment elle fonctionne, et le règlement intérieur, qui précise les règles du quotidien. Un état global s'affiche en tête :

Incomplet

Aucun des deux textes n'est dans Koalasso.

Partiellement complété

Un texte manque, ou il est là mais pas signé. Un document rédigé que personne n'a signé n'engage personne.

À jour

Les deux textes sont présents et signés.

En dessous, un historique unique réunit tout ce qui a touché ces textes : rédactions, imports, signatures, dépôts, modifications et passations. L'an prochain, le nouveau bureau saura ce qui a été fait, quand, et par qui.

Par défaut, l'Admin et le Secrétaire peuvent rédiger, faire signer et déclarer. Les autres rôles consultent. Ce réglage se change dans les permissions.

Rédiger ou importer

Pour chacun des deux textes, deux façons de commencer.

Rédiger avec l'assistant

Un questionnaire rassemble ce qu'il faut savoir : l'adresse du siège, l'objet social, le nombre de dirigeants et leurs postes, la durée des mandats, le quorum, la fréquence des assemblées. Pour le règlement intérieur, le niveau de formalisme et les sujets à couvrir (cotisations, discipline, adhésions).

L'IA rédige ensuite le texte, article par article. Vous le relisez et le corrigez avant de passer à la signature, avec une liste de points de conformité à vérifier.

Importer un document existant

Si vos statuts existent déjà, importez le PDF. Koalasso le découpe en articles, pour que vous puissiez ensuite modifier l'article 12 sans toucher au reste. Le découpage suit la structure du document sans réécrire le texte, au caractère près. L'IA n'intervient qu'en second recours, quand la mise en page est inhabituelle, et elle a interdiction de reformuler.

Un PDF scanné est lu aussi. Dans tous les cas, vous relisez le découpage avant de le valider : mieux vaut repérer un article mal coupé maintenant que dans six mois, au moment de le modifier.

Si le document importé est déjà signé, dites-le : Koalasso le garde tel quel et passe directement à l'étape suivante.

La signature

Un texte se signe à deux, par deux personnes différentes. En général, le président et le secrétaire ou le trésorier. Elles se choisissent au moment de signer, parmi les membres actifs, et non dans un réglage rempli des mois plus tôt par quelqu'un qui n'est peut-être plus en poste.

Chaque signataire reçoit un e-mail et signe en ligne. L'écran montre où en est chacun (« A signé », « En attente de sa signature »). Les signataires ont une semaine.

Une fois les deux signatures posées, le document est scellé et remplace le brouillon. Seul l'exemplaire signé est conservé, pour qu'une version qui n'engage personne ne circule pas.

Tant qu'il n'est pas signé, un texte peut être abandonné. Une fois signé, il ne s'efface plus : il se corrige par une modification.

Le dépôt en préfecture

Koalasso ne dépose pas à votre place : aucune préfecture ne le permet à un logiciel. L'écran de dépôt rassemble ce dont vous avez besoin :

• un lien vers la démarche en ligne sur service-public.fr, gratuite et immédiate, qui est la voie à privilégier ;
• les pièces à joindre, à télécharger ;
• pour un envoi par courrier, une lettre de transmission adressée à votre préfecture.

Une fois le dépôt fait, le bouton J'ai effectué le dépôt l'enregistre dans l'historique. Il constate un fait, il ne le provoque pas.

Modifier un article

On ne réécrit pas des statuts entiers : on modifie un article. Le bouton de modification demande l'article concerné et son nouveau texte. Tout ce qui suit (le bulletin de vote, le procès-verbal, le document signé) montre côte à côte l'ancien texte et le nouveau.

L'assemblée générale extraordinaire

Modifier les statuts demande toujours un vote en assemblée générale extraordinaire (AGE). Pour le règlement intérieur, vous choisissez : avec ou sans assemblée, selon ce que prévoient vos statuts.

Quand une AGE est nécessaire, vous indiquez sa date et son lieu (une salle ou un lien de visio), et la convocation part par e-mail à tous les membres actifs, considérés comme votants. Koalasso propose une date à 14 jours, le délai le plus courant. Si vous choisissez plus court, il vous prévient sans vous bloquer : le délai qui compte est celui que fixent vos statuts.

Après l'assemblée, vous saisissez le nombre de présents et les voix pour, contre et abstentions. Koalasso calcule la participation et produit le procès-verbal. Si le vote est rejeté, la proposition s'arrête là, et une nouvelle peut être présentée.

Pendant la rédaction, Koalasso signale aussi les clauses qui méritent une relecture : discrimination, condition d'âge injustifiée, dévolution des biens aux membres en cas de dissolution, mandat d'une durée excessive. C'est une liste de vigilance, pas un avis juridique : elle alerte sans bloquer.

La passation

Changer de bureau est aussi une démarche légale : ce sont les nouveaux dirigeants qui engagent désormais l'association. Le parcours de passation compte quatre étapes.

1. La convocation Vous choisissez le type d'assemblée (le renouvellement se fait d'ordinaire en AG ordinaire, une démission en cours de mandat peut imposer une AGE), sa date et son lieu. La convocation part par e-mail aux membres actifs. Koalasso signale un délai de moins de 14 jours sans l'interdire, puisque ce sont vos statuts qui le fixent.
2. Le vote Poste par poste : la présidence, puis la trésorerie, puis le secrétariat. Pour chacun, qui est élu et avec combien de voix. Un poste peut rester vacant. Rien n'est déduit des rôles Koalasso : ils disent qui administre le logiciel, pas qui l'assemblée a élu.
3. Le procès-verbal Il est produit à partir de ce que vous avez saisi, puis signé à deux comme les autres textes.
4. Le greffe La déclaration des nouveaux dirigeants, dans les trois mois, au greffe des associations ou en ligne sur Le Compte Asso. Joignez le procès-verbal signé et le formulaire de modification. Notez la date de déclaration : l'an prochain, personne ne se demandera si c'était fait.

Deux choses à ne pas oublier ensuite : mettre à jour les rôles dans Koalasso, pour que le nouveau trésorier ait accès à la comptabilité (voir les permissions), et changer le représentant du compte d'encaissement auprès de Stripe.

Ce que Koalasso ne fait pas

• Il ne remplace pas un juriste. Les textes rédigés par l'IA sont un point de départ solide, pas une consultation. Pour une situation particulière (salariés, subventions importantes, activité commerciale), faites relire.
• Il ne dépose rien en préfecture ni au greffe. Il prépare, vous déposez.
• Il ne connaît pas vos statuts mieux que vous. Délai de convocation, quorum et majorité : si vos statuts disent autre chose que les repères de Koalasso, ce sont eux qui ont raison.