Inviter les membres
Le module s'ouvre depuis Membres dans le menu de gauche. Le bouton Inviter un membre demande quatre choses : le nom, l'adresse e-mail, le rôle et, si vous en avez créé, le ou les pôles.
Une invitation part aussitôt par e-mail. La personne apparaît tout de suite dans la liste avec le statut Invité, qui passe à Actif quand elle a créé son compte.
Le rôle est « Membre » par défaut. C'est lui qui décide de ce que la personne peut voir et faire dans Koalasso : un trésorier n'a pas les mêmes accès qu'un adhérent. Les rôles se règlent dans le module Permissions.
Vous n'avez pas à saisir la date de naissance ni l'adresse de chacun. C'est l'adhérent qui les renseigne lui-même en adhérant.
Chaque forfait a un nombre de places : 20 membres pour Starter, 50 pour Croissance, sans limite pour Illimité. Les invités qui n'ont pas encore créé leur compte occupent déjà une place. Retirer quelqu'un de l'association libère la sienne.
Quand toutes les places sont prises, le bouton « Inviter un membre » est remplacé par un lien vers le forfait supérieur.
Le parcours d'adhésion
Un membre invité n'est pas encore adhérent. Tant que son adhésion n'est pas bouclée, un bandeau lui rappelle ce qu'il lui reste à faire, et le parcours le guide en trois étapes, dans l'ordre d'un bulletin papier.
- Ses informations Date de naissance, adresse postale et téléphone. Le nom et l'e-mail sont déjà connus, on ne les redemande pas.
- La signature Il accepte les statuts et le règlement intérieur, puis signe son bulletin en ligne. On signe avant de payer : le paiement exécute l'engagement, il ne le crée pas.
- La cotisation Il paie par carte. L'étape disparaît si l'association ne demande pas de cotisation.
Une fois les trois étapes faites, le bulletin d'adhésion signé est produit automatiquement en PDF et rangé sur la fiche du membre. Personne n'a à le générer, l'imprimer ou le scanner.
Elle court douze mois à partir de la signature, et non jusqu'à la fin de l'année universitaire. Quelqu'un qui adhère en juin est couvert jusqu'en juin suivant. La date du prochain renouvellement s'affiche sur sa fiche, et passe en rouge une fois dépassée.
Les cotisations
L'onglet Cotisations commence par le montant, fixé une fois pour toute l'association : un montant par adhérent et par exercice. Le changer ne vaut que pour les adhésions à venir, et les cotisations déjà appelées gardent leur montant.
À 0 €, l'association ne fait pas cotiser : tout le monde est affiché « À jour » et l'étape de paiement disparaît du parcours.
En dessous, trois chiffres (À jour, Encaissé, Attendu) et la liste des membres, les retards en tête. Deux libellés distinguent deux situations qu'on ne traite pas de la même façon :
- Non payée
- Quelqu'un qui n'a jamais adhéré. C'est un nouveau venu, on l'accompagne.
- Non renouvelée
- Un ancien adhérent qui n'a pas repris sa carte cette année. Celui-là, on le relance.
Payé en ligne ou en espèces
Une cotisation payée par carte se valide toute seule, et la recette s'enregistre dans la comptabilité sans rien saisir. Il faut pour cela que l'association ait ouvert son compte d'encaissement.
Pour une cotisation reçue en espèces, par chèque ou par virement, le bouton Marquer payée met le membre à jour. Dans ce cas, pensez à saisir aussi la recette dans la comptabilité : Koalasso ne peut pas deviner sur quel compte l'argent est arrivé.
Le trombinoscope
Le premier onglet montre tout le monde, en cartes avec les initiales ou en tableau. Il se filtre par pôle, par rôle, par promotion, par statut et par état de la cotisation, et une recherche trouve un nom ou un e-mail.
| Membre | Rôle | Pôles | Promo | Statut | Cotisation |
|---|---|---|---|---|---|
| Camille Roux | Admin | Bureau | M1 | Actif | À jour |
| Sofiane Diallo | Responsable de pôle | Com' | L3 | Actif | Non renouvelée |
| Inès Morel | Trésorier·ère | Bureau · Partenariats | M1 | Actif | À jour |
| Hugo Lefèvre | Membre | Événementiel | L1 | Invité | Non payée |
Sofiane était adhérent l'an dernier et n'a pas renouvelé. Hugo n'a pas encore créé son compte : il n'y a rien à lui réclamer tant qu'il n'a pas commencé.
Le trombinoscope en vue tableau.
Un clic sur une personne ouvre sa fiche : ses coordonnées, son rôle et ses pôles, sa cotisation, la date de son prochain renouvellement et ses documents, dont le bulletin signé. S'il manque une pièce, un bouton relance le membre par e-mail.
Les pôles
Un pôle regroupe les membres qui travaillent sur le même sujet : communication, événementiel, partenariats. Chacun a un nom, une couleur et un responsable. Le responsable choisi rejoint automatiquement le pôle.
Un membre peut appartenir à plusieurs pôles. Les pôles servent ensuite partout ailleurs : pour rattacher un événement, pour répartir les actions du module Stratégie, ou pour suivre les budgets dans la comptabilité.
Quand quelqu'un part
Sur la fiche, Supprimer le membre retire la personne de l'association : sa fiche disparaît et elle perd l'accès. Son compte Koalasso n'est pas touché, car elle peut faire partie d'une autre association.
Deux cas font exception :
- S'il a des notes de frais, la fiche est conservée avec le statut « Parti » plutôt que supprimée. Un remboursement doit rester rattaché à la personne remboursée, sinon les comptes ne tombent plus juste. L'accès, lui, est bien retiré.
- Le dernier administrateur ne peut pas être retiré. Nommez-en un autre avant.
Chacun peut aussi quitter l'association lui-même depuis sa propre fiche, sans avoir besoin d'aucun droit particulier.
À retenir
- On invite par e-mail. L'adhérent complète lui-même ses informations.
- L'adhésion se fait en ligne : informations, signature, puis paiement.
- Le bulletin signé est produit tout seul et rangé sur la fiche.
- Une adhésion dure douze mois à partir de la signature.
- Une cotisation payée par carte arrive seule en comptabilité. Une cotisation en espèces se saisit à la main.
- « Non renouvelée » se relance, « Non payée » s'accompagne.
Pour aller plus loin