Ce qu'il sait déjà
Sans que vous ayez rien à joindre, Koal'ia connaît la fiche de l'association : le solde de trésorerie et les comptes, la consommation du budget, le nombre de membres et la part des cotisations à jour, les pôles et leurs responsables, les événements à venir, les objectifs de l'année et les actions en retard.
Ce sont exactement les chiffres de la Vue d'ensemble, calculés de la même façon. Koal'ia ne vous annoncera jamais une trésorerie différente de celle affichée deux écrans plus loin.
À l'ouverture, quatre suggestions permettent de démarrer : « Où en est notre trésorerie ? », « Combien de membres, et les cotisations ? », « Quels événements arrivent ? », « Quelles actions stratégiques sont en retard ? ».
Lui joindre un document
Koal'ia ne fouille jamais le Drive tout seul. Il ne lit que ce que vous lui joignez, avec le + de la zone de saisie :
- depuis le Drive, jusqu'à cinq documents : les statuts, un contrat d'assurance, un compte rendu ;
- depuis l'ordinateur, jusqu'à trois fichiers de 4 Mo : le devis reçu il y a cinq minutes, la photo d'un ticket. Ils servent le temps de la question, sans être rangés dans le Drive.
Koal'ia lit le texte des PDF et des fichiers texte (CSV, Markdown), ce qui lui permet de citer une clause ou un montant. Les images sont regardées, pas seulement lues. Un PDF scanné, sans texte, est signalé comme illisible plutôt que deviné.
Koal'ia lit les dix mille premiers caractères de chaque document, soit quatre à cinq pages. Au-delà, la suite ne lui parvient pas. Pour une question sur l'article 18 de statuts de vingt pages, collez l'article dans votre question. Un fichier Word ou un tableur ne se lit pas : exportez-le d'abord en PDF.
Est-ce que notre assurance couvre le week-end d'intégration, avec des activités nautiques ?
Contrat_assurance_2026.pdfPas entièrement. Le contrat couvre la responsabilité civile de l'association pour ses activités (article 2), mais l'article 7 exclut « les activités nautiques motorisées ».
- Le kayak et le paddle restent couverts.
- Pour le jet-ski ou le bateau à moteur, il faut une extension ou un prestataire assuré.
Le contrat expire le 31 août 2027 : il couvre bien la date du week-end.
La réponse cite les articles du document joint. C'est ce qui la rend vérifiable : ouvrez le contrat et relisez l'article 7.
Une question posée avec un document du Drive.
Ce qu'il ne fait pas
Koal'ia lit, il n'écrit jamais. Il ne crée pas de mouvement, n'envoie pas d'e-mail et ne modifie aucune fiche. Il répond, rédige et résume, et c'est vous qui agissez ensuite.
Koal'ia peut se tromper, comme tout assistant de ce type. Pour une décision qui engage l'association, une somme à verser ou une clause des statuts, vérifiez dans le document ou le module concerné. Joindre le bon document plutôt que de laisser Koal'ia supposer est le meilleur moyen d'avoir une réponse juste.
Koal'ia répond sur toute l'association, quels que soient les modules ouverts à la personne qui l'interroge. Un membre qui n'a pas accès à la comptabilité obtient quand même le solde en le demandant. Si un rôle ne doit pas voir ces chiffres, retirez-lui Koal'ia dans les permissions.
Les conversations
Chaque échange est gardé dans un historique, classé par ancienneté. On retrouve la réponse d'hier sans reposer la question.
Une conversation n'appartient qu'à la personne qui l'a ouverte. Personne d'autre ne peut la lire, pas même un administrateur de l'association. Vous pouvez la supprimer à tout moment.
Ce que ça consomme
L'usage se compte en jetons, l'unité dans laquelle un modèle d'IA lit et écrit, et non en nombre de questions. Une question simple en consomme quelques centaines. La même avec cinq PDF joints peut en consommer plusieurs dizaines de milliers.
Chaque forfait donne un budget mensuel à toute l'association : 200 000 jetons pour Starter, 1 million pour Croissance, 5 millions pour Illimité. Une jauge en haut de la page montre où vous en êtes ce mois-ci.
À côté, une estimation des émissions de CO₂ liées à vos questions, calculée avec la méthode EcoLogits sur le mix électrique français. Koal'ia fonctionne avec un modèle de Mistral AI, hébergé en Europe.
À retenir
- Koal'ia connaît les chiffres de l'association sans rien joindre.
- Il ne lit que les documents que vous lui donnez : cinq du Drive, trois de l'ordinateur.
- Il lit et répond, il ne modifie jamais rien.
- Vos conversations ne sont visibles que par vous.
- L'usage se compte en jetons, avec un budget mensuel par forfait.
Pour aller plus loin