Le module Stratégie

À quoi ça sert

La plupart des associations étudiantes fonctionnent sans plan écrit. Les idées se décident en réunion, se notent dans un groupe de discussion, et disparaissent. Personne ne sait plus qui devait faire quoi, ni si ça a été fait.

Le module part d'une idée simple : un objectif, des actions, un responsable par action. Rien de plus.

Le module s'ouvre depuis Stratégie dans le menu de gauche. La première fois, il propose de créer le plan de l'association : un seul bouton, et vous êtes prêt.

Les objectifs

Un objectif, c'est ce que l'association veut obtenir cette année. Pas une tâche, pas un événement, mais un résultat.

« Se faire mieux connaître au sein de l'université » est un objectif. « Faire un stand à la rentrée » n'en est pas un : c'est une des actions qui y mènent.

Trois à cinq objectifs suffisent pour une année de mandat. Au-delà, plus personne ne les retient.

En créer un

Le bouton Nouvel objectif demande deux choses : l'intitulé, et un contexte facultatif qui dit pourquoi cet objectif et quel est le problème de départ.

Ce contexte n'est pas décoratif. Il sert à celui qui reprendra le plan dans six mois, et il sert aussi à l'IA quand vous lui demandez de proposer des actions, sans quoi les suggestions restent génériques.

L'écran de création d'un objectif.

Les actions

Une action, c'est une chose à faire qui sert l'objectif. Elle s'ajoute directement sur la fiche de l'objectif, et elle porte cinq informations.

Le responsable

La personne qui s'en occupe. C'est le champ le plus important : une action sans responsable n'est faite par personne.

Le pôle

Com', événementiel, partenariats. Il permet ensuite de voir quel pôle porte quelle charge de travail.

L'échéance

La date à laquelle ça doit être fait. C'est elle qui fait apparaître l'action dans les retards si la date passe.

La priorité

Basse, moyenne ou haute. Utile quand la liste s'allonge et qu'il faut choisir par quoi commencer.

L'indicateur

Facultatif, et expliqué juste après.

Les faire proposer par l'IA

Découper un objectif en actions concrètes est l'étape où beaucoup de bureaux bloquent. Le bouton Proposer des actions vous laisse le choix : partir d'une proposition de l'IA, ou saisir vos actions à la main.

Si vous choisissez l'IA, elle lit l'objectif et son contexte, puis propose trois à cinq actions avec une durée, un pôle et un indicateur suggérés. Vous arrivez sur un écran où tout est modifiable : vous corrigez les titres, changez les responsables, supprimez ce qui ne va pas, ajoutez vos propres lignes. Rien n'est créé tant que vous n'avez pas validé.

Les propositions de l'IA sont marquées comme telles dans la liste, pour que vous sachiez d'un coup d'œil ce qui vient de vous et ce qui vient d'elle.

Avancer une action

Trois statuts seulement : À faire, En cours, Terminée. Ils se changent depuis la fiche de l'objectif, depuis le tableau, ou en faisant glisser la carte dans le Kanban.

Dès qu'une action passe à Terminée, le pourcentage de l'objectif monte tout seul. Il n'y a rien d'autre à mettre à jour.

Les indicateurs

Certaines actions se mesurent, d'autres non. « Refaire le logo » est faite ou ne l'est pas. « Gagner des adhérents » demande un chiffre.

Pour ces dernières, vous pouvez ajouter un indicateur : un intitulé et une cible. Par exemple « Nouveaux adhérents » avec une cible de 150. Vous mettez ensuite le chiffre atteint à jour au fil de l'année, et le suivi affiche où vous en êtes.

C'est ce qui distingue une action faite d'un objectif atteint. Vous pouvez très bien avoir terminé les cinq actions prévues pour recruter et n'avoir gagné que 60 adhérents sur les 150 visés. Le module vous le montre plutôt que de vous laisser croire que tout va bien parce que les cases sont cochées.

Trois façons de regarder la même chose

Les actions sont les mêmes partout, seule la présentation change. Chacun prend celle qui lui parle.

Objectifs

La vue par défaut. Un bloc par objectif, avec sa barre d'avancement et la liste de ses actions en dessous. C'est ici qu'on ajoute un objectif ou une action, et c'est la vue à montrer en réunion de bureau.

Tableau

Toutes les actions dans une seule liste, avec leur objectif, leur pôle, leur responsable, leur échéance, leur priorité et leur statut. Elle se filtre par objectif, par pôle ou par personne. C'est la vue pour répondre à « qu'est-ce que je dois faire, moi ? ».

Le tableau, filtrable par objectif, par pôle ou par personne.

Kanban

Trois colonnes, une par statut, et les actions sous forme de cartes qu'on fait glisser de l'une à l'autre. Pratique pour faire le point à plusieurs : on voit la colonne « En cours » se vider au fil des semaines.

Le suivi

Le dernier onglet répond aux questions qu'on se pose en cours d'année. Il ne se remplit pas : tout y est calculé à partir des actions.

• Avancement par objectif : où en est chacun des objectifs de l'année.
• Avancement par pôle : qui porte le travail, et quel pôle est à la traîne.
• Avancement par personne : utile pour repérer celui qui s'est vu confier douze actions et n'en a terminé aucune.
• Actions en retard : celles dont l'échéance est passée sans qu'elles soient terminées, les plus anciennes en premier.
• Indicateurs : les chiffres atteints face aux cibles, les plus éloignés de leur cible en tête.

L'onglet Suivi, entièrement calculé à partir des actions.

Regardez cet écran une fois par mois, en réunion de bureau. Dix minutes suffisent, et c'est ce qui évite de découvrir en mai qu'un objectif entier n'a jamais démarré.

À la passation

Le plan reste dans l'espace de l'association. Le bureau suivant y accède le jour où il reçoit ses identifiants, sans que personne ait à transmettre un fichier.

C'est le principal apport du module au moment de la passation : le nouveau bureau voit ce qui avait été visé, ce qui a été fait, et ce qui est resté en plan. Plutôt que de repartir d'une page blanche, il reprend une liste avec des pourcentages et des raisons.

En pratique, la nouvelle équipe crée ses propres objectifs pour son mandat. Les anciens restent consultables, ce qui permet de comparer une année à l'autre.

Ce qui marche

1. Posez le plan en début de mandat, pas en janvier La semaine qui suit l'élection du bureau est le bon moment : tout le monde est motivé et les idées sont fraîches. Deux heures à plusieurs suffisent.
2. Trois à cinq objectifs, pas douze Un plan que personne ne retient ne sert à rien. Mieux vaut trois objectifs tenus que douze oubliés.
3. Une action sans responsable n'est faite par personne « On » ne fait jamais rien. Mettez un nom sur chaque ligne, même provisoire.
4. Relisez le suivi une fois par mois C'est le seul geste régulier que le module demande. Sans lui, le plan devient un document mort au bout de six semaines.
5. Un objectif abandonné se supprime Si le contexte a changé, retirez-le plutôt que de le laisser à 0 % toute l'année. Un plan honnête vaut mieux qu'un plan complet.