À quoi sert le compte d'encaissement
Une association qui vend des billets ou fait payer ses adhésions en ligne doit recevoir cet argent quelque part. C'est le rôle du compte d'encaissement, tenu par Stripe, une société de paiement en ligne.
Quand un étudiant paie par carte, l'argent va sur ce compte, puis Stripe le vire sur le compte bancaire de l'association quelques jours plus tard. Koalasso ne détient jamais les fonds et ne prend aucune commission : les seuls frais sont ceux de Stripe, détaillés plus bas.
Sans ce compte, les billets payants et les cotisations en ligne ne fonctionnent pas. Le reste de Koalasso marche normalement.
Où le créer
Le compte se crée depuis vos réglages. En haut à droite de Koalasso, cliquez sur vos initiales, puis Réglages → onglet Mon association → carte Compte d'encaissement.
Compte d'encaissement
Billets d'événements et cotisations d'adhésion arrivent directement sur le compte de l'association. Koalasso ne détient jamais les fonds et ne prélève aucune commission.
Aucun compte raccordé : ni les billets payants ni les cotisations en ligne ne peuvent être encaissés.
Les frais sont annoncés avant le raccordement, pas découverts sur le relevé.
L'écran tant qu'aucun compte n'est raccordé.
Seuls les membres qui ont le droit de modifier la comptabilité voient cet écran et peuvent raccorder le compte. Raccorder un compte bancaire engage l'association.
Ce que Stripe demande
Le compte créé est un compte Stripe Express. Concrètement, c'est Stripe qui se charge de vérifier l'identité de l'association et de gérer la conformité : vous remplissez un formulaire hébergé chez eux, et nous ne voyons jamais les pièces que vous y déposez.
Préparez ces informations avant de commencer, vous irez plus vite.
Sur l'association
- son nom exact, tel qu'il est déclaré en préfecture ;
- son adresse, celle du siège, souvent celle de l'école ;
- son numéro d'identification : le RNA (celui du récépissé de déclaration, au format W suivi de neuf chiffres) ou le SIRET si l'association en a un ;
- un numéro de téléphone ;
- quelques mots sur ce que fait l'association, et son site ou sa page si elle en a un.
Sur le représentant
Stripe demande qu'une personne réelle réponde du compte, en général le président ou le trésorier. Pour cette personne : nom et prénom, date de naissance, adresse personnelle, adresse e-mail, numéro de téléphone et rôle dans l'association.
Les mêmes informations sont demandées pour les autres dirigeants déclarés. Si Stripe n'arrive pas à vérifier une identité avec ces seuls éléments, il réclame ensuite une photo d'une pièce d'identité.
Sur le compte bancaire
L'IBAN de l'association, sur lequel Stripe enverra l'argent. Il doit être au nom de l'association, pas à celui d'un membre.
Stripe écrit à l'adresse du représentant pour ses demandes de vérification, parfois des mois plus tard. Une adresse personnelle d'étudiant part avec lui à la fin de son mandat. Utilisez une adresse spécifique à l'association, que le bureau suivant recevra aussi.
Créer le compte, étape par étape
- Cliquez sur « Raccorder un compte » Vous quittez Koalasso pour un formulaire hébergé par Stripe. C'est normal : les informations que vous y saisissez ne transitent pas par nous.
- Renseignez l'association Nom, adresse, téléphone, numéro d'identification et description de l'activité.
- Renseignez le représentant La personne qui répond du compte, avec sa date de naissance et son adresse personnelle.
- Ajoutez l'IBAN Celui de l'association. C'est là que l'argent sera versé.
- Acceptez les conditions et validez Vous revenez alors dans Koalasso.
Comptez une quinzaine de minutes avec tout sous la main. Vous pouvez vous arrêter en route : le bouton devient « Reprendre le raccordement » et vous retrouvez le formulaire là où vous l'aviez laissé.
Stripe vérifie ensuite les informations, souvent immédiatement, parfois en quelques jours. Tant que ce n'est pas fini, vous ne pouvez pas encore encaisser.
Compte d'encaissement
Billets d'événements et cotisations d'adhésion arrivent directement sur le compte de l'association.
Compte raccordé : billetterie et cotisations en ligne actives.
Une fois le dossier validé, la billetterie devient utilisable.
Quand l'argent arrive
L'argent n'arrive pas instantanément sur le compte bancaire : il reste quelques jours chez Stripe, puis part en un virement qui regroupe les paiements de la période.
- Le premier virement met environ sept jours après le premier paiement encaissé.
- Ensuite, trois jours ouvrés. Un paiement reçu lundi arrive vers le jeudi.
La date du prochain virement s'affiche dans votre tableau de bord Stripe.
Pensez-y quand vous préparez un événement : ouvrez la billetterie assez tôt pour que les premiers virements soient arrivés avant les dépenses à régler.
Les frais
Stripe prélève 1,5 % + 0,25 € sur chaque paiement par carte européenne, ce qui couvre la quasi-totalité des cas. Une carte émise hors d'Europe coûte plus cher.
La part fixe de 25 centimes change tout sur les petits montants : sur un billet à 5 €, les frais pèsent 6,6 % et non 1,5 %.
| Prix du billet | Frais Stripe | Reste à l'association | Part des frais |
|---|---|---|---|
| 2,00 € | 0,28 € | 1,72 € | 14,0 % |
| 5,00 € | 0,33 € | 4,67 € | 6,6 % |
| 10,00 € | 0,40 € | 9,60 € | 4,0 % |
| 25,00 € | 0,63 € | 24,37 € | 2,5 % |
| 50,00 € | 1,00 € | 49,00 € | 2,0 % |
Deux conséquences : tenez-en compte en fixant vos prix, et évitez de multiplier les tout petits paiements : cinq billets à 2 € coûtent 1,40 € de frais, un paiement groupé de 10 € en coûte 0,40 €.
Ces tarifs sont ceux de Stripe. Koalasso ne prend rien au passage : si 9,60 € arrivent pour un billet vendu 10 €, la différence est partie chez Stripe.
Dans la comptabilité
Dès le raccordement, un compte « Encaissement en ligne (Stripe) » apparaît dans l'onglet Comptes. Il représente l'argent qui est chez Stripe mais pas encore arrivé en banque.
Chaque paiement reçu crée sa recette automatiquement, et ces lignes arrivent déjà rapprochées. Sur le relevé bancaire, vous ne verrez pas les billets un par un mais le virement groupé de Stripe : une seule ligne pour plusieurs dizaines de paiements. C'est pour cette raison que le rapprochement met les encaissements par carte de côté.
Ce compte n'est pas un compte bancaire, c'est le solde détenu chez un prestataire. Il est distingué des autres pour que l'argent en attente de versement ne soit pas compté comme de la trésorerie immédiatement disponible. Vous ne pouvez ni le renommer ni le supprimer : il est tenu par l'application.
Le détail du module est expliqué dans le guide Le module Comptabilité.
Votre tableau de bord Stripe
Une fois le compte raccordé, le bouton devient « Ouvrir mon tableau de bord Stripe ». Vous y trouvez ce que Koalasso ne montre pas :
- le solde en attente et la date du prochain virement ;
- le détail des paiements reçus, un par un ;
- de quoi rembourser un participant qui se désiste ;
- le changement d'IBAN, si l'association change de banque ;
- les contestations, quand quelqu'un conteste un paiement auprès de sa banque.
Il est aussi accessible sur connect.stripe.com/express_login avec l'adresse e-mail du compte : Stripe envoie un code par SMS ou par e-mail. Pas de mot de passe à retenir, donc pas un mot de passe partagé de plus à transmettre.
À chaque passation
Le compte reste au nom de la personne déclarée à sa création. Stripe lui écrit pour ses demandes de vérification, parfois un an plus tard. Si cette personne a quitté l'école, les messages n'arrivent plus à personne, et sans réponse les encaissements finissent par s'arrêter.
Quand vous passez la main, le nouveau bureau ouvre donc l'écran Compte d'encaissement et met le représentant à jour. Koalasso le rappelle : après une passation, un bandeau s'affiche tant que personne n'est repassé par le formulaire.
Ce rappel ne se referme pas d'un clic : il s'éteint quand quelqu'un est réellement repassé par le formulaire Stripe.
Le bandeau s'affiche après une passation, tant que le représentant n'a pas été mis à jour.
Mettre à jour le représentant, vérifier l'IBAN, et s'assurer que l'adresse e-mail du compte est bien une adresse de l'association. Trois minutes en début de mandat.
Si quelque chose bloque
- « Stripe demande des informations »
- Un bandeau s'affiche avec une date limite. Cliquez sur « Compléter chez Stripe » et fournissez ce qui manque avant cette date. Le bandeau disparaît quand Stripe considère le dossier complet.
- « Les encaissements sont suspendus »
- La date limite est passée : le compte n'encaisse plus tant que les informations ne sont pas fournies. Même bouton, même formulaire.
- Le dossier est commencé mais incomplet
- Le formulaire a été abandonné en route, ou Stripe vérifie encore. Reprenez avec « Reprendre le raccordement ».
- Le compte n'existe plus chez Stripe
- Il a été fermé de leur côté. Il faut recommencer le raccordement depuis le début.
- Un participant veut être remboursé
- Depuis le tableau de bord Stripe, sur le paiement concerné. Les frais du paiement initial ne sont pas rendus.
À retenir
- Le compte se crée dans Réglages → Mon association → Compte d'encaissement.
- Prévoyez le numéro RNA ou SIRET, l'IBAN, et l'identité du président ou du trésorier.
- Le premier virement arrive environ sept jours après le premier paiement, puis trois jours ouvrés.
- Stripe prélève 1,5 % + 0,25 € par paiement ; Koalasso ne prend rien.
- Les recettes s'enregistrent toutes seules et arrivent déjà rapprochées.
- À chaque passation, mettez le représentant à jour.
Pour aller plus loin