Déposer et classer
On dépose un fichier en le faisant glisser dans la page ou avec le bouton d'import. Tous les formats sont acceptés, et plusieurs fichiers peuvent partir d'un coup.
Pour chaque fichier, l'IA propose une catégorie, des tags, un résumé et un dossier, à partir de son nom et de son type. Un écran de relecture s'ouvre avant d'enregistrer : vous corrigez ce qui ne va pas, puis vous validez. Rien n'est classé sans que vous l'ayez vu.
Classer les documents
L'IA propose une catégorie, des tags, un résumé et un dossier pour chaque fichier. Vérifiez et corrigez avant de valider.
La catégorie et le dossier proposés se changent d'un clic. Le résumé reste modifiable ensuite, depuis la fiche du document.
L'écran de relecture après un dépôt.
Il y a huit catégories : Compta, Juridique, Communication, Événement, Passation, RH, Partenariats et Autre.
L'IA ne travaille que sur le nom du fichier : « facture-traiteur-gala.pdf » se classe tout seul, « scan_0042.pdf » beaucoup moins bien. Nommez vos fichiers clairement avant de les déposer, c'est ce qui fait la qualité du classement. Si l'IA ne répond pas, le dépôt n'est pas perdu : Koalasso propose alors un classement par mots-clés, toujours à partir du nom.
Retrouver un document
Un même document se retrouve par cinq chemins, un par onglet :
- Dossiers
- L'arborescence que vous construisez. Documents et dossiers se déplacent par glisser-déposer.
- Catégories
- Tous les documents Compta ensemble, tous les documents Juridique ensemble, quel que soit leur dossier.
- Pôles et Événements
- Les documents rattachés à un pôle ou à un événement. Ces derniers apparaissent aussi dans l'onglet Documents de l'événement.
- Corbeille
- Ce qui a été supprimé récemment.
La recherche générale de Koalasso, en haut de l'écran, trouve aussi les documents et ouvre directement leur aperçu.
Qui voit quoi
À la création d'un dossier, vous choisissez qui peut l'ouvrir : toute l'association, ou le bureau seulement. Le bureau désigne tous les rôles sauf Membre : administrateurs, trésorier, secrétaire et responsables de pôle.
Le Drive est commun : par défaut, tous les membres peuvent consulter, déposer et modifier. Déposer une facture ou les photos d'une soirée est un geste de tous les jours, pas un privilège du bureau. La suppression, elle, est réservée aux administrateurs, parce que c'est le seul geste qui retire quelque chose aux autres. Tout cela se règle dans les permissions.
Ce choix n'est pas qu'un affichage : dans Koalasso, un membre ne peut pas ouvrir un document réservé au bureau. Le même choix existe pour un document seul, depuis sa fiche. Seule exception : un lien de partage public, qui ouvre le document à quiconque le détient (voir plus bas).
Les bulletins d'adhésion et les pièces personnelles des membres, qui contiennent adresse, date de naissance ou RIB, sont rangés d'office en visibilité bureau. Chacun garde accès aux documents qu'il a déposés lui-même : un membre retrouve toujours son propre RIB.
Les dates d'expiration
Une attestation d'assurance, un contrat de partenariat, une convention de salle ont une fin. Renseignez-la dans la fiche du document, avec « Modifier ».
Trente jours avant l'échéance, le document apparaît dans un encadré en haut du Drive, et il y reste une fois expiré. C'est ce qui évite de découvrir la veille d'un événement que l'assurance a pris fin le mois dernier.
Partager par lien
Pour envoyer une affiche à un partenaire ou un règlement à un prestataire, Partager crée un lien public. Vous choisissez sa durée : 7 jours, 30 jours, 3 mois ou sans limite. L'écran compte les ouvertures, et un lien se révoque à tout moment.
N'importe qui ayant le lien ouvre le document, sans compte. Un lien collé dans un groupe de promo finit sur des téléphones que vous n'avez pas choisis. Préférez une durée limitée, et ne partagez jamais ainsi un document qui contient des données personnelles.
Partager demande le droit de modifier le Drive : rendre un document public engage l'association. Un lien public passe outre la visibilité du dossier : partager un document réservé au bureau le rend lisible par n'importe qui, membres compris.
Corbeille et espace
Un document supprimé reste 15 jours dans la corbeille, avec le nombre de jours restants affiché, puis il est effacé définitivement. Un dossier ne se supprime que s'il est vide.
L'espace dépend du forfait : 30 Go pour Starter, 100 Go pour Croissance, 1 To pour Illimité. Une jauge en haut du Drive montre ce qui est occupé. La corbeille compte dans cet espace tant qu'elle n'est pas vidée.
À retenir
- L'IA propose un classement à partir du nom du fichier, vous le relisez avant qu'il soit enregistré.
- Un dossier est visible par toute l'association ou par le bureau seulement.
- Tout le monde dépose, seuls les administrateurs suppriment, par défaut.
- Une date d'expiration déclenche une alerte trente jours avant.
- Un lien de partage est public : donnez-lui une durée.
- La corbeille garde les documents 15 jours.
Pour aller plus loin