Une vue d'ensemble pour savoir où vous en êtes
La vue d'ensemble est le premier écran du module. On y retrouve le solde actuel, les recettes et les dépenses de l'exercice, et le résultat, avec le détail de la trésorerie mois par mois.
Ces quatre chiffres et le graphique sont calculés à partir des opérations enregistrées dans l'onglet Mouvements.
« On a 6 000 € sur le compte, donc on est bénéficiaires. » Pas forcément : une partie peut être une subvention versée d'avance pour un projet qui n'a pas encore eu lieu. Le solde, c'est ce que l'association détient. Le résultat, c'est ce qu'elle a gagné sur la période.
Qu'est-ce qu'un exercice comptable ?
L'exercice comptable correspond à la période sur laquelle l'association suit sa comptabilité, en général douze mois. C'est lui qui donne un sens aux chiffres de la vue d'ensemble : sans période de référence, « 13 900 € de recettes » ne veut pas dire grand-chose.
Il permet de savoir combien l'association a encaissé, combien elle a dépensé et quel a été son résultat, et de comparer une année à la précédente.
Les dates sont fixées par les statuts de l'association. Chez les associations étudiantes, la période du 1er septembre au 31 août est la plus courante : l'exercice correspond alors au mandat du bureau, et ceux qui ont engagé les dépenses sont ceux qui rendent les comptes.
Un sélecteur en haut du module permet de passer d'un exercice à l'autre. Les chiffres affichés suivent ce choix.
Les mouvements : la base de la comptabilité
L'onglet Mouvements est au cœur du module. C'est ici que l'association enregistre ses opérations : une dépense, une recette, ou un transfert entre deux de ses comptes.
Une cotisation reçue s'enregistre comme une recette, du matériel acheté comme une dépense. Et si l'association retire de l'argent de son compte bancaire pour alimenter sa caisse, elle enregistre un transfert entre les deux comptes.
Ce que contient une ligne
Le justificatif, c'est le ticket, la facture ou le reçu. Dans Koalasso il est obligatoire sur toute dépense, quel que soit le montant. Les recettes n'en demandent pas : l'argent qui entre se retrouve sur le relevé bancaire.
Une association loi 1901 ordinaire n'a pas d'obligation comptable légale. Dans les faits, trois situations vous en donnent une :
- vous recevez plus de 153 000 € de subventions publiques dans l'année (article L612-4 du Code de commerce) ;
- vos statuts prévoient que le trésorier rend compte en assemblée générale, c'est le cas presque partout ;
- votre école ou un financeur réclame un bilan pour une subvention, un local ou le droit d'utiliser son nom.
Pour un BDE ou un club, ce sont les deux dernières qui s'appliquent. Vous n'avez pas besoin d'un expert-comptable : tenir les recettes, les dépenses et les justificatifs suffit à y répondre, et c'est exactement ce que fait ce module.
Garder les pièces reste la seule façon de prouver qu'une dépense servait l'association. Un trésorier qui ne peut pas expliquer où est passé l'argent engage sa responsabilité personnelle.
Combien de temps les garder :
| Pièce | Durée | Pourquoi |
|---|---|---|
| Factures et pièces comptables | 10 ans | Article L123-22 du Code de commerce |
| Relevés bancaires | 5 ans | Prescription civile |
| Justificatifs de subvention | 10 ans | Le financeur peut contrôler |
| Procès-verbaux d'assemblée | Sans limite | C'est la mémoire de l'association |
Le vrai problème n'est pas la durée, c'est l'endroit. Les tickets de caisse s'effacent tout seuls au bout d'un an ou deux, l'encre pâlissant jusqu'à devenir illisible. Une photo dans le téléphone du trésorier part avec le téléphone, et un dossier sur un drive personnel disparaît quand son propriétaire quitte l'école. D'où la règle : photographiez le ticket en sortant du magasin et joignez-le tout de suite.
Créer un mouvement
Il suffit de cliquer sur « Nouveau mouvement » et de renseigner les informations. Le formulaire ci-dessous est celui de l'application. Remplissez-le et enregistrez pour voir où la ligne arrive.
Nouveau mouvement
Toute dépense demande un justificatif, quel que soit son montant.
| Date | Libellé | Catégorie | Compte | Justificatif | Montant |
|---|---|---|---|---|---|
| 14 nov. 2026 | Buvette soirée d'automne | Buvette | Caisse espèces | — | + 1 420,00 € |
| 12 nov. 2026 | Subvention FSDIE | Subventions | Compte courant Virement |
— | + 3 000,00 € |
| 9 nov. 2026 | Affiches et flyers | Communication et impression | Compte courant Carte bancaire |
Joint | − 290,00 € |
Sans justificatif, le bouton reste inactif et la ligne du dessous indique ce qu'il manque. Une fois enregistrée, la ligne rejoint le livre de comptes.
C'est ce livre qui alimente le reste du module : les budgets, les soldes des comptes et le rapport annuel en découlent.
Un dépôt d'espèces à la banque apparaît deux fois dans le livre : une sortie de la caisse, une entrée sur le compte courant. L'argent a seulement changé de compte, l'association n'a donc ni gagné ni dépensé.
Prévoir ses dépenses avec les budgets
Un budget est une somme prévue à l'avance pour un projet. Pour une soirée de gala, l'association crée un budget dédié et définit le montant qu'elle veut y consacrer. Elle peut aussi le découper : nourriture, décoration, transport, communication.
Chaque dépense rattachée à un budget le fait avancer : c'est le champ « Budget » du formulaire précédent.
Gala : nourriture
Gala de fin d'année
1 400,00 €sur 1 500,00 €
93 % consommé
Gala : décoration
Gala de fin d'année
420,00 €sur 700,00 €
60 % consommé
Gala : communication
Gala de fin d'année
290,00 €sur 500,00 €
58 % consommé
Gala : transport
Gala de fin d'année
180,00 €sur 300,00 €
60 % consommé
Ajoutez une dépense sur l'une des quatre lignes : la barre avance. Au-delà du montant prévu, elle passe au rouge.
Un budget reste une prévision : le dépassement est signalé, il n'est pas bloqué. C'est ce qui permet de comparer ce qui était prévu avec ce qui est réellement dépensé, et de s'en apercevoir en cours de route.
Un budget peut être relié à un événement. La dépense rattachée au budget remonte alors automatiquement sur l'événement, sans avoir à le désigner une seconde fois.
Gérer les différents comptes de l'association
Une association a rarement qu'un seul compte : un compte courant, et souvent une caisse avec de l'argent liquide. Les deux se déclarent ici, pour que chaque mouvement soit enregistré au bon endroit.
La caisse espèces représente l'argent liquide détenu physiquement : le fond de caisse d'une buvette, ce qui reste dans le local. Sans ce compte, impossible de savoir combien il devrait y avoir dans la caisse, et donc de constater qu'il en manque.
Compte courant
48 mouvements sur l'exercice
7 620,50 €
Caisse espèces
11 mouvements sur l'exercice
620,00 €
Trésorerie totale : 8 240,50 €. Il s'agit du « solde actuel » affiché dans la vue d'ensemble, caisse comprise.
Distinguer les deux comptes donne une vision fidèle de l'argent disponible sur chacun.
Une buvette encaisse 1 400 € en liquide un samedi soir. C'est là que les écarts apparaissent et deviennent impossibles à expliquer. Trois réflexes : comptez à deux en fin de soirée, notez le montant et faites signer les deux personnes, puis déposez en banque dans les jours qui suivent et enregistrez le dépôt comme un transfert. L'argent qui dort dans un sac pendant trois semaines est celui qu'on ne retrouve pas.
Le compte bancaire doit être ouvert au nom de l'association, pas au nom du président. Un compte personnel mélange les deux patrimoines, et le dirigeant se retrouve exposé personnellement. L'ouverture demande les statuts et le récépissé de déclaration en préfecture.
Les encaissements en ligne
Si l'association vend des billets ou encaisse ses cotisations en ligne, l'argent arrive sur un compte d'encaissement raccordé à Koalasso. Ce compte apparaît dans la liste, au même titre que le compte courant et la caisse.
Les paiements reçus créent leurs mouvements automatiquement : il n'y a rien à ressaisir, et ces lignes arrivent déjà rapprochées.
Le raccordement, les délais de versement et les frais sont détaillés dans un guide à part : pour en savoir plus, cliquez ici.
Classer les opérations avec les catégories
Les catégories rangent les opérations. Elles répondent à « combien la communication a-t-elle coûté cette année ? » sans avoir à relire trois cents lignes.
Vingt-six catégories sont créées avec l'espace de l'association, dix en recettes et seize en dépenses. Elles couvrent les principaux besoins.
| Recettes | Dépenses |
|---|---|
| Cotisations | Matériel et fournitures |
| Subventions | Location de salle et matériel |
| Sponsoring et partenariats | Prestataires et intervenants |
| Billetterie et inscriptions | Communication et impression |
| Buvette | Restauration et traiteur |
| Dons et mécénat | Déplacements et transport |
| Ventes et goodies | Droits d'auteur (SACEM) |
| Prestations de services | Sécurité et secours |
| Remboursements reçus | Assurances, frais bancaires |
| Autres recettes | Remboursements aux membres |
Il est possible d'en ajouter : un club sportif aura besoin de « Licences fédérales », une junior-entreprise d'autre chose.
C'est ce classement qui permet de voir dans quels domaines l'argent est dépensé, et sur lequel le rapport annuel se construit.
Une catégorie déjà utilisée ne peut plus être supprimée, sinon d'anciennes lignes se retrouveraient sans classement. Celles qui ne servent pas se reconnaissent à leur compteur à zéro.
Les notes de frais : quand un membre avance de l'argent
Il arrive qu'un membre paie quelque chose à la place de l'association : un déplacement avec sa voiture personnelle, du matériel acheté en urgence. L'association doit ensuite le rembourser.
C'est souvent ce qui est le moins bien suivi. Un membre avance 200 €, se fait rembourser six semaines plus tard par un virement sans libellé, et rien n'est consigné. Impossible alors de prouver que ce virement correspond à une dépense réelle.
Dans le module, le membre clique sur « Nouvelle note de frais », indique le montant et joint le justificatif. Suivez les trois écrans ci-dessous.
Nouvelle note de frais
Une photo du ticket ou de la facture est obligatoire. Le trésorier valide avant remboursement.
Il manque encore le justificatif.
| Date | Libellé | Catégorie | Justificatif | Montant |
|---|---|---|---|---|
| 23 sept. 2026 | Essence, trajet pour le tournoi de Rennes | Remboursements aux membres | Joint | − 64,30 € |
Étape 1 sur 3 : le membre dépose sa note. Cliquez sur « Soumettre » pour passer côté bureau.
Le trésorier ne ressaisit pas la dépense : elle est créée par l'approbation, justificatif compris.
Une notification part vers le trésorier, qui vérifie et décide. Tout est ainsi centralisé au même endroit, plutôt que dispersé dans des messages et des boîtes mail.
Pour un déplacement avec un véhicule personnel, le remboursement se calcule avec le barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale. Il dépend de la puissance du véhicule et de la distance. Il couvre le carburant, l'usure et l'assurance : on ne rembourse pas en plus le plein d'essence.
Notez le trajet, la date, le motif et le nombre de kilomètres. Un bénévole peut aussi renoncer à son remboursement pour en faire un don ouvrant droit à réduction d'impôt, à condition que l'association soit habilitée à délivrer des reçus fiscaux.
Vérifier sa comptabilité avec le rapprochement bancaire
Même avec une comptabilité bien tenue, un oubli arrive. Le rapprochement vérifie que ce qui est enregistré dans Koalasso correspond bien au relevé bancaire.
L'association dépose le relevé fourni par sa banque, et Mia le compare aux mouvements saisis. Ce qui ressort : une opération oubliée, une opération enregistrée en trop, ou un montant qui ne correspond pas.
18 écritures lues · 3 à rapprocher · 14 déjà rapprochées · 1 sans correspondance
La troisième ligne montre l'intérêt du contrôle : une assurance prélevée que personne n'a saisie. Elle manquerait dans le rapport annuel.
Les écritures déjà rapprochées sont reconnues : déposer deux fois le même relevé ne crée pas de doublon.
Quand les deux ne correspondent pas, c'est presque toujours l'un de ces cas : une dépense oubliée, une cotisation jamais enregistrée, des frais bancaires que personne n'a notés, une opération saisie deux fois, ou un chèque jamais encaissé.
Mieux vaut le faire tous les mois. Sur un mois, retrouver l'origine d'un écart de 30 € prend quelques minutes ; sur une année entière, cela devient beaucoup plus difficile.
Les correspondances proposées reposent sur le montant exact, puis sur la date la plus proche. C'est un calcul, pas une décision de l'IA : rien n'est rapproché sans que vous le validiez à l'écran. Les mouvements en espèces sont mis de côté, aucun relevé bancaire ne les mentionnant.
Générer un rapport annuel
À la fin de l'exercice, l'association fait le point sur sa situation financière. Le rapport est produit en PDF à partir des mouvements de l'exercice : recettes, dépenses, résultat, répartition par catégorie et état de la trésorerie. Rien à recopier dans un tableur.
Mia peut en rédiger le commentaire, pour présenter les chiffres à une assemblée qui n'est pas composée de comptables. Relisez-le avant de le présenter : c'est le trésorier qui rend les comptes.
Le présenter en assemblée générale a un intérêt direct : une fois les comptes approuvés, la gestion de l'année est validée collectivement.
Quelques notions de comptabilité
Le vocabulaire employé dans le module, et rien de plus.
- Un mouvement
- Une opération financière enregistrée dans la comptabilité : une recette, une dépense ou un transfert entre deux comptes de l'association.
- Une comptabilité recettes-dépenses
- La méthode utilisée ici : on enregistre ce qui entre, les recettes, et ce qui sort, les dépenses. C'est ce qui permet de suivre la trésorerie et de calculer le résultat.
- Un justificatif
- Le document qui prouve qu'un mouvement a eu lieu : facture, ticket de caisse, reçu ou contrat. Il permet aussi, deux ans plus tard, de retrouver l'origine d'une dépense.
- Un budget
- Une somme prévue à l'avance pour un projet, à comparer avec ce qui a réellement été dépensé.
- Une catégorie
- Le classement appliqué à une opération, pour comprendre où part l'argent et d'où il vient.
- Le rapprochement bancaire
- La vérification que les opérations saisies correspondent à ce que la banque a réellement encaissé ou débité.
- L'exercice comptable
- La période sur laquelle les opérations sont regroupées, en général douze mois.
- La trésorerie
- Ce qui se trouve réellement sur les comptes de l'association aujourd'hui, caisse comprise. À ne pas confondre avec le résultat.
- Le résultat
- Les recettes moins les dépenses sur l'exercice. Il indique si l'association a gagné ou perdu de l'argent sur l'année, ce qui n'est pas la même chose que ce qu'il lui reste en banque.
Une comptabilité qui reste connectée
Chaque partie du module s'appuie sur la précédente, et la saisie ne se fait qu'à un seul endroit : les mouvements. La logique tient en quatre temps : enregistrer, suivre, vérifier, analyser.
À retenir
- Tout part des mouvements : les indicateurs, les budgets et le rapport en découlent, rien ne se saisit deux fois.
- Le justificatif est obligatoire sur toute dépense, quel que soit son montant.
- Un transfert entre deux comptes de l'association n'est ni une recette ni une dépense.
- Un budget signale un dépassement sans l'empêcher : c'est une prévision, pas une limite.
- Une note de frais approuvée crée le mouvement, avec le justificatif du membre déjà rattaché.
- Le rapprochement bancaire se fait de préférence chaque mois.
- Le solde correspond à ce que l'association détient, le résultat à ce qu'elle a gagné.
Pour commencer
Dans l'ordre : ouvrir l'exercice, déclarer le compte courant et la caisse, parcourir les catégories proposées, puis saisir les mouvements depuis le début de l'année. L'objectif reste de garder une comptabilité organisée sans que la gestion financière devienne une corvée.
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Une question qui manque ?