Le module Événements

Créer un événement

Le bouton Nouvel événement, dans le module Événements, demande le nom et la date, puis, si vous les connaissez déjà, la capacité, le lieu, la description et le pôle qui l'organise.

Laissez la capacité vide si le nombre de places n'est pas limité. Si vous la remplissez, les inscriptions se ferment d'elles-mêmes quand la salle est pleine.

L'événement est créé en brouillon. Personne ne le voit encore : vous avez le temps de préparer la billetterie avant d'ouvrir les inscriptions.

Sa fiche compte six onglets : Aperçu (le remplissage et les mouvements comptables liés), Billetterie, Inscriptions, Contrôle d'entrée, Paiements et Documents, qui montre les fichiers du Drive rattachés à l'événement.

Les tarifs

Dans l'onglet Billetterie, chaque tarif a un nom, un prix et, si besoin, un quota. Mettez le prix à 0 pour un billet gratuit.

Au moment de fixer le prix, Koalasso affiche ce que l'association touchera vraiment, une fois retirés les frais de Stripe (1,5 % + 0,25 € par paiement). Sur un billet à 5 €, la part fixe pèse lourd : c'est le bon moment pour le savoir.

La création d'un tarif dans l'onglet Billetterie.

Quotas et capacité

Un quota limite le nombre de billets d'un tarif. Deux règles, qui peuvent surprendre :

• Un quota ne peut pas dépasser la capacité. 250 billets pour 200 places, ce sont 50 billets qui ne se vendront jamais.
• La somme des quotas, elle, peut dépasser la capacité. « Membres, 200 » et « Non-membres, 200 » sur 200 places, c'est premier arrivé, premier servi entre les deux tarifs. Koalasso le signale sans l'interdire.

Un tarif se corrige après coup. Les billets déjà vendus gardent leur prix d'achat, et le quota ne peut pas descendre sous le nombre de billets vendus.

Les tarifs réservés aux membres

Cochez « réservé aux membres » pour un tarif préférentiel. La personne qui le choisit doit certifier qu'elle est membre de l'association. C'est une déclaration, pas une vérification : si le tarif est très avantageux, contrôlez-le à l'entrée.

Publier

Le bouton Publier ouvre les inscriptions et donne à l'événement un lien public, à partager sur vos réseaux ou dans un groupe de discussion. Les participants s'y inscrivent sans créer de compte.

Pour publier un événement avec des billets payants, l'association doit avoir un compte d'encaissement en état d'encaisser. Sans lui, le bouton reste grisé et en explique la raison. Les événements gratuits se publient sans.

Dépublier ramène l'événement en brouillon : le lien cesse de répondre et les inscriptions se ferment, sans que les inscrits reçoivent de message d'annulation. C'est le geste à faire quand on a publié trop tôt.

Supprimer retire l'événement de la liste. Ses inscriptions et les paiements encaissés sont conservés, et il se restaure depuis la corbeille des événements.

Les inscriptions

Chaque inscription passe par un de ces quatre statuts :

En attente de paiement

La personne est partie payer et ne l'a pas encore fait. Rien n'est acquis.

Confirmée

Le paiement est validé par Stripe, ou le billet était gratuit. Elle reçoit par e-mail « Votre place pour… », avec son billet et son QR code.

Enregistrée

Elle est entrée : son billet a été scanné à la porte.

Annulée

Annulée par le bureau, ou remboursée.

Vous pouvez aussi inscrire quelqu'un à la main, par exemple à la porte, pour une personne qui paie en espèces. Si la salle est pleine, Koalasso vous prévient sans vous bloquer : la personne qui tient la liste sait mieux que l'application si une place s'est libérée.

Le contrôle d'entrée

Le jour J, ouvrez l'onglet Contrôle d'entrée sur un téléphone et allumez la caméra. Chaque QR code scanné donne un verdict immédiat :

• Billet valide : le nom s'affiche, un appui sur Valider l'entrée le marque comme entré ;
• Déjà entré·e : le billet a déjà servi, c'est peut-être une capture d'écran qui circule ;
• Inscription annulée ou Billet inconnu : la personne n'a pas de place valable.

La vérification se fait sur le téléphone, à partir de la liste déjà chargée. Même avec le mauvais réseau d'une cave ou d'un amphi, la file avance. Seule la validation a besoin d'une connexion.

Si la caméra est refusée ou indisponible, le code du billet peut se saisir à la main.

Plusieurs téléphones peuvent scanner en même temps, à plusieurs portes. Un billet validé à l'une est refusé à l'autre, avec le verdict « Déjà entré·e » : une même place ne fait entrer qu'une personne.

Paiements et comptabilité

L'onglet Paiements liste chaque paiement reçu et son état : en attente, payé, échoué ou remboursé. L'argent part directement sur le compte Stripe de l'association, jamais sur celui de Koalasso.

Rembourser rend l'argent à l'acheteur et annule son billet. Ce geste ne se rattrape pas depuis Koalasso, d'où la confirmation demandée.

Chaque billet payé en ligne crée sa recette dans la comptabilité, rattachée à l'événement et sur le compte d'encaissement en ligne. Vous n'avez rien à saisir, et l'onglet Aperçu montre les mouvements liés. Seuls les paiements en espèces pris à la porte restent à saisir à la main.

Ce qui marche

1. Préparez tout en brouillon Tarifs, quotas, description : réglez tout avant de publier. Changer un prix après les premières ventes crée deux prix pour la même place.
2. Raccordez le compte d'encaissement tôt La vérification par Stripe peut prendre quelques jours. Ne l'attendez pas la veille de l'ouverture de la billetterie.
3. Testez le scan avant la soirée Un essai avec votre propre billet, sur le téléphone qui servira à l'entrée, évite de découvrir un problème de caméra devant la file.