Conditions générales d'utilisation

Objet

Les présentes conditions générales d'utilisation définissent les modalités d'accès et d'usage du site koalasso.fr et de l'application Koalasso, éditée par Anatole Lesage, entrepreneur individuel immatriculé sous le numéro SIREN 109 275 891 et exploitant le nom commercial Koalasso (voir les mentions légales).

Le contrat est formé des trois documents suivants : les présentes conditions, les conditions générales de vente — forfaits, prix, essai, facturation et résiliation — et la politique de confidentialité, dont l'article Accord de sous-traitance vaut accord conclu au titre de l'article 28 du règlement (UE) 2016/679. En cas de contradiction, les conditions générales de vente prévalent sur une question financière et la politique de confidentialité sur une question de protection des données.

Définitions

Service

Le site koalasso.fr et l'application app.koalasso.fr, dans l'ensemble de leurs modules.

Association

La personne morale titulaire de l'abonnement, pour laquelle un espace est ouvert.

Espace

L'environnement cloisonné où sont hébergées les données d'une association.

Utilisateur

Toute personne physique disposant d'un accès nominatif à un espace.

Administrateur

L'utilisateur qui a ouvert l'espace, ou celui à qui ce rôle a été transmis.

Contenus

Les données, documents et fichiers versés dans le Service par les utilisateurs.

Koal'ia

L'assistant d'aide à la gestion intégré au Service.

Acceptation

La création d'un compte emporte acceptation, par l'utilisateur, des présentes conditions et de la politique de confidentialité.

L'ouverture d'un espace emporte en outre acceptation, au nom de l'association, des présentes conditions, des conditions générales de vente et de la politique de confidentialité, dont l'article Accord de sous-traitance. L'utilisateur qui ouvre l'espace déclare être juridiquement capable et disposer du pouvoir d'engager l'association, en qualité de membre du bureau ou de mandataire de celui-ci.

Chacune de ces acceptations est recueillie au moyen d'une case à cocher, les documents étant mis à disposition préalablement, et consignée avec sa date et la version des textes acceptés. La version applicable est celle en vigueur à la date de l'acceptation ; les versions successives sont conservées et communiquées sur simple demande adressée à hello@koalasso.fr.

À défaut d'acceptation, l'utilisateur s'abstient d'accéder au Service et d'en faire usage.

Accès et compte

• Le compte est nominatif et personnel. Le partage d'identifiants entre plusieurs personnes est prohibé, la traçabilité des écritures comptables et des votes en dépendant.
• L'utilisateur répond de la confidentialité de son mot de passe et de toute action accomplie depuis son compte. Tout accès non autorisé doit être signalé sans délai à hello@koalasso.fr.
• L'accès suppose une connexion internet et un navigateur à jour, dont le coût demeure à la charge de l'utilisateur.
• Le Service est destiné aux associations étudiantes françaises et à leurs membres. L'ouverture d'un compte suppose un âge minimum de quinze ans, seuil fixé par l'article 7-1 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée ; en deçà, elle est subordonnée à l'autorisation du titulaire de l'autorité parentale.
• L'utilisateur mineur ne peut se voir attribuer le rôle d'administrateur, lequel emporte des engagements financiers pour l'association, qu'avec l'accord du représentant légal de l'association et dans les limites de sa capacité.

Espace association et passation

L'espace est rattaché à l'association et non à la personne qui l'a ouvert. Le terme d'un mandat est sans effet sur les droits de l'association : il appartient à l'administrateur sortant de transmettre son rôle à son successeur avant la cessation de ses fonctions.

En l'absence d'administrateur en mesure d'accéder à l'espace, l'association peut solliciter une reprise d'accès à hello@koalasso.fr. La demande doit être justifiée par la production de pièces établissant la qualité du demandeur — procès-verbal d'élection, récépissé de déclaration en préfecture, statuts à jour. Koalasso se réserve la faculté de refuser la demande en cas de doute sur la légitimité du demandeur ou de litige interne à l'association, l'appréciation d'un conflit de gouvernance excédant ses attributions.

Rôles et permissions

Le module Permissions permet à l'administrateur d'attribuer à chaque utilisateur un rôle déterminant l'étendue de ses droits de consultation et d'action. La définition de ces droits relève de l'association ; Koalasso n'y intervient pas et ne les modifie pas de sa propre initiative.

Il incombe à l'association de réexaminer les accès à chaque renouvellement de bureau et de retirer sans délai ceux des membres ayant cessé leurs fonctions.

Obligations de l'utilisateur

L'utilisateur s'interdit, dans le cadre de son usage du Service, de :

• y verser tout contenu illicite, diffamatoire, haineux, contrefaisant ou portant atteinte à la vie privée d'un tiers ;
• l'utiliser à des fins étrangères à la gestion associative — activité commerciale dissimulée, collecte de fonds sans rapport avec l'objet associatif, envoi de messages non sollicités ;
• tenter d'accéder à un espace auquel il n'est pas habilité, contourner les contrôles d'accès, sonder ou éprouver la sécurité du Service sans autorisation écrite préalable ;
• procéder à une extraction massive et automatisée des données du Service, le décompiler ou en reproduire la structure aux fins de développer un service concurrent ;
• en perturber le fonctionnement, notamment par une charge anormale ou l'injection de code malveillant ;
• verser des données relevant de l'article 9 du RGPD, le Service n'étant pas conçu pour les recevoir.

L'association répond de la licéité des données qu'elle traite au moyen du Service, de l'information des personnes concernées et de l'existence d'une base légale pour chaque traitement qu'elle met en œuvre.

Propriété des contenus

L'association demeure seule propriétaire de ses contenus. Koalasso n'acquiert sur ceux-ci aucun droit de propriété.

L'association concède à Koalasso la seule licence technique nécessaire à l'exécution du Service : héberger, stocker, dupliquer aux fins de sauvegarde, afficher aux utilisateurs habilités et transmettre au moteur de Koal'ia lors de son interrogation. Cette licence est consentie à titre gratuit, limitée à la durée de l'abonnement, et s'éteint à la suppression des contenus.

Les contenus ne font l'objet d'aucune autre exploitation, à quelque titre que ce soit : ni publicité, ni cession, ni entraînement de modèle d'intelligence artificielle.

Koalasso fournit un service d'hébergement au sens de l'article 3, g), iii) du règlement (UE) 2022/2065 et de l'article 6 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004. À ce titre, il n'est soumis à aucune obligation générale de surveillance des contenus, mais procède au retrait prompt de tout contenu illicite porté à sa connaissance dans les formes prévues aux mentions légales, la décision étant motivée auprès de la personne concernée conformément à l'article 17 du même règlement.

Koal'ia

Koal'ia élabore ses réponses à partir des seules données de l'espace de l'association. Lui sont transmis, d'une part une fiche de synthèse de l'association jointe automatiquement à chaque question — comprenant notamment sa trésorerie, son effectif, ses pôles et leurs responsables, ses événements à venir et l'avancement de ses objectifs —, d'autre part les documents que l'utilisateur joint expressément à la conversation, le contenu du drive n'étant pas parcouru automatiquement. La rédaction assistée des statuts, la reprise d'un document importé, la synthèse d'exercice, les suggestions de plan d'action et le classement des documents du drive recourent au même moteur. L'ensemble repose sur un modèle de langage exploité par Mistral AI, dans les conditions décrites à l'article Koal'ia de la politique de confidentialité, qui détaille les données transmises.

Conformément à l'article 50 du règlement (UE) 2024/1689 établissant des règles harmonisées concernant l'intelligence artificielle, l'utilisateur est informé qu'il interagit avec un système d'intelligence artificielle. Aucune réponse de Koal'ia ne produit par elle-même d'effet juridique ni ne fonde de décision automatisée au sens de l'article 22 du RGPD : elle appelle en toute hypothèse l'intervention et l'appréciation d'un membre du bureau.

L'usage de Koal'ia est décompté en jetons, dans la limite du plafond attaché au forfait souscrit. Les contenus transmis à l'assistant ne sont utilisés pour l'entraînement d'aucun modèle.

Signature électronique

Le Service permet la signature électronique des statuts, procès-verbaux, bulletins d'adhésion et autres documents, avec établissement d'un certificat de signature et constitution d'un dossier de preuve. Cette prestation est assurée par un prestataire tiers mentionné à l'article Sous-traitants de la politique de confidentialité.

Le prestataire met en œuvre des signatures électroniques simples et avancées au sens de l'article 3 du règlement (UE) n° 910/2014 dit eIDAS, aux formats PAdES, assorties d'un certificat de signature et d'un dossier de preuve. En application de l'article 25 de ce règlement, l'effet juridique d'une telle signature ne peut être refusé au seul motif qu'elle se présente sous forme électronique ; elle ne bénéficie pas en revanche de la présomption de fiabilité que l'article 1367 du Code civil réserve à la signature électronique qualifiée.

Il appartient à l'association de s'assurer que le niveau de signature proposé est adapté à l'usage projeté et aux exigences de son destinataire — préfecture, greffe, établissement bancaire, financeur. Koalasso ne garantit ni l'acceptation par un tiers d'un document ainsi signé, ni la validité juridique d'un acte dont le contenu ou les conditions d'adoption échappent au Service.

Encaissements pour le compte de l'association

Les cotisations et les recettes de billetterie sont encaissées au moyen de Stripe Connect, sur un compte de paiement ouvert au nom de l'association, puis versées directement sur son compte bancaire. Les paiements sont techniquement initiés sur ce compte, et non sur celui de l'éditeur : Koalasso ne détient les fonds à aucun moment, n'intervient ni en qualité d'établissement de paiement ni en qualité d'agent au sens du Code monétaire et financier, et ne prélève aucune commission sur les sommes encaissées. Les commissions de Stripe demeurent à la charge de l'association.

Le raccordement suppose l'acceptation par l'association du contrat de compte connecté de Stripe, conclu directement entre elle et Stripe Payments Europe, Ltd., ainsi que l'aboutissement des vérifications d'identité imposées par la réglementation relative à la lutte contre le blanchiment. Tout différend portant sur un encaissement, un remboursement ou une contestation de paiement se règle entre l'association, le payeur et Stripe.

L'association demeure responsable de traitement des données de ses payeurs ; Stripe agit pour sa part en qualité de responsable de traitement distinct pour les besoins de la lutte contre la fraude et de ses obligations réglementaires.

Disponibilité, maintenance et évolutions

Koalasso met en œuvre les moyens raisonnables aux fins de maintenir le Service accessible en continu, sans garantir une disponibilité ininterrompue.

• Les opérations de maintenance programmées sont annoncées préalablement et planifiées, dans la mesure du possible, en dehors des périodes de forte utilisation.
• Le Service peut être interrompu sans préavis en cas d'urgence de sécurité, de défaillance d'un prestataire ou de survenance d'un cas de force majeure.
• Le Service fait l'objet d'évolutions emportant l'ajout, la modification ou le retrait de fonctionnalités. Le retrait d'une fonctionnalité substantielle est notifié au moins 30 jours à l'avance et ouvre droit à résiliation sans frais dans les conditions prévues à l'article Résiliation des conditions générales de vente.

Propriété intellectuelle de Koalasso

Le Service, son code, ses interfaces, sa charte graphique, ses illustrations, la marque Koalasso et le nom Koal'ia sont protégés au titre du droit de la propriété intellectuelle et demeurent la propriété exclusive de l'éditeur.

L'abonnement confère un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible, limité à la durée du contrat et aux besoins propres de la gestion de l'association. Il n'emporte aucune cession de droits de propriété intellectuelle.

Suspension et résiliation

Koalasso peut suspendre un compte ou un espace, après mise en demeure demeurée sans effet pendant huit jours — ou sans délai en cas d'atteinte grave à la sécurité, d'illicéité manifeste ou de risque pour les autres utilisateurs — dans les cas suivants :

• manquement aux présentes conditions ;
• défaut de paiement dans les conditions des CGV ;
• usage portant atteinte au Service, à ses utilisateurs ou aux droits d'un tiers.

La suspension n'emporte pas suppression des données, laquelle obéit aux délais fixés à l'article Durées de conservation de la politique de confidentialité. L'association peut cesser d'utiliser le Service à tout moment ; les conséquences financières et les modalités de récupération des données sont régies par les conditions générales de vente.

Responsabilité

Koalasso est tenu d'une obligation de moyens au titre de la fourniture du Service.

Koalasso ne répond pas :

• de l'exactitude des données saisies par l'association, ni des décisions prises sur leur fondement ;
• de la conformité comptable, fiscale, statutaire ou déclarative de l'association, laquelle relève de son bureau et, le cas échéant, de ses conseils ;
• des indisponibilités imputables à l'équipement ou à la connexion de l'utilisateur, à un prestataire tiers ou à un cas de force majeure ;
• de la perte de contenus supprimés par l'association elle-même, ni de l'absence d'export au terme des délais de conservation.

Aucune stipulation des présentes n'a pour effet de limiter la responsabilité de Koalasso en cas de faute lourde ou dolosive, de dommage corporel, ni dans les cas où la loi s'y oppose. Les plafonds d'indemnisation applicables sont fixés à l'article Responsabilité des conditions générales de vente.

Données personnelles

Le traitement des données à caractère personnel est régi par la politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes conditions et est établie en application du règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.

La répartition des qualifications est la suivante :

• l'association est responsable de traitement des données de ses adhérents, de ses écritures, de ses documents et des participants à ses événements. Il lui incombe de déterminer les finalités poursuivies, de justifier d'une base légale au sens de l'article 6 du RGPD, d'informer les personnes concernées conformément aux articles 13 et 14, de tenir le registre prévu à l'article 30 et de répondre aux demandes d'exercice de droits qui lui sont adressées ;
• Koalasso est sous-traitant de ces traitements et n'agit que sur instruction documentée de l'association, l'usage du Service et le paramétrage de ses modules valant instruction. L'article Accord de sous-traitance de la politique de confidentialité vaut accord au sens de l'article 28 du RGPD ;
• Koalasso est en revanche responsable de traitement des données relatives aux comptes utilisateurs, à la facturation, au support et à la sécurité du Service.

L'association s'interdit de verser dans le Service des données relevant de l'article 9 du RGPD, ainsi que des données relatives à des condamnations pénales au sens de l'article 10, le Service n'étant pas conçu pour les recevoir. Elle apprécie, le cas échéant, la nécessité d'une analyse d'impact au sens de l'article 35 du même règlement.

Convention de preuve

Les parties conviennent que les enregistrements conservés dans les systèmes de Koalasso — journaux de connexion, horodatages, historique des actions sensibles, acceptations de conditions, certificats et dossiers de preuve de signature — sont admissibles entre elles et font foi des faits qu'ils constatent, jusqu'à preuve contraire.

Ces éléments sont conservés dans les conditions et pour les durées fixées à l'article Durées de conservation de la politique de confidentialité. Chacune des parties conserve la faculté d'en rapporter la preuve contraire par tout moyen.

Modification des conditions

Les présentes conditions sont susceptibles d'être modifiées. Toute modification substantielle est notifiée par courriel aux administrateurs des espaces au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.

La poursuite de l'utilisation du Service postérieurement à cette date emporte acceptation. À défaut, l'association peut résilier sans frais avant l'entrée en vigueur des nouvelles conditions, selon les modalités prévues à l'article Résiliation des conditions générales de vente.

Stipulations diverses

• Cession. L'éditeur peut céder le contrat, notamment en cas d'apport de son fonds à une société qu'il constituerait. La cession est notifiée aux associations clientes au moins 30 jours à l'avance et ouvre droit, en cas d'opposition, à résiliation sans frais dans les conditions prévues à l'article Résiliation des conditions générales de vente.
• Absence de renonciation. Le fait pour une partie de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.
• Divisibilité. La nullité ou l'inapplicabilité d'une stipulation n'affecte pas la validité des autres, qui demeurent applicables.
• Sous-traitance. L'éditeur peut recourir à des prestataires pour l'exécution du Service ; il demeure responsable de leur intervention à l'égard de l'association. Les sous-traitants intervenant sur des données à caractère personnel sont énumérés à l'article Sous-traitants de la politique de confidentialité.

Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont soumises au droit français. La nullité d'une stipulation n'affecte pas la validité des autres, qui demeurent applicables.

En cas de différend, les parties rechercheront prioritairement une solution amiable, par écrit adressé à hello@koalasso.fr. À défaut d'accord, les modalités de règlement sont celles fixées à l'article Réclamations et litiges des conditions générales de vente.